‘Digital Workspace’ มาเร็วและแรง องค์กรยุคใหม่ต้องลงมือทำ ปรับตัวและเลือกใช้โซลูชั่นที่ใช่เพื่อธุรกิจเดินหน้า
ธุรกิจในทุกภาคส่วนที่อยู่ในช่วงการปรับตัวหรือเริ่มเข้าสู่ Digital Transformation วันนี้ไม่สามารถรอได้อีกแล้ว จากที่องค์กรให้ความสำคัญในระยะปรับตัวแรกเริ่ม คือ กระบวนการทำงานที่ต้องมีความเป็นดิจิทัลมากยิ่งขึ้น เพื่อสร้างความคล่องตัวในการทำงานและรองรับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ นำไปสู่การทำงานรูปแบบใหม่ที่เรียกว่า “Digital Workplace” จะเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ รูปแบบของการทำงานจะต้องเป็นพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่ช่วยให้พนักงานและองค์กรสามารถสื่อสารและอัพเดทกระบวนการทำงานได้แบบเรียลไทม์ ผ่านการนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาสนับสนุนการทำงานที่ทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น นอกจากการทำงานในรูปแบบนี้จะช่วยขับเคลื่อนการทำงานขององค์กรให้มีความคล่องตัวมากขึ้นแล้ว ยังช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการทำงานเพิ่มขึ้นด้วย โดยเฉพาะขณะนี้ที่ Work From Home กำลังเกิดขึ้น ดำเนินไป และจะเป็น New Normal องค์กรต้องคำนึงถึงความพร้อมของระบบที่จะเอื้อให้ทีมงานทำงานจากที่ไหนก็ได้ เมื่อไหร่ก็ได้ และต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารดิจิทัลที่วันนี้มีความสำคัญเป็นอย่างมาก
ผลสำรวจ “Digital Revolutionaries Unlock the Potential of the Digital Workplace” จาก Aruba เผยว่า 73% ของพนักงานใน Digital Workplace มองว่า เทคโนโลยีดิจิทัลช่วยสร้างสัมฤทธิ์ผลเชิงบวกต่อผลการทำงานของตน และ 70% ยืนยันว่าเทคโนโลยีดิจิทัลทำให้การประสานงานร่วมกัน (collaboration) ดีขึ้น สะท้อนให้เห็นว่านอกจากประโยชน์ในเชิงธุรกิจที่องค์กรจะได้รับจากการทำงานแบบ Digital Workplace แล้ว ยังส่งผลดีต่อศักยภาพของพนักงานอีกด้วย ดังนั้นองค์กรที่ต้องการประสบความสำเร็จและขยายขีดความสามารถในยุคนี้จึงควรพิจารณาปรับรูปแบบการทำงานให้มีความเป็นดิจิทัลมากขึ้น เลือกใช้โซลูชั่นที่เหมาะสมเพื่อยกระดับการทำงานให้มีความราบรื่นยิ่งขึ้น โดยพิจารณาจากรูปแบบธุรกิจและขั้นตอนการทำงานในแต่ละแผนก ปัจจุบันกระบวนการทำงานในองค์กรจะมีงานเอกสารเป็นงานพื้นฐานที่หลายแผนกต้องทำร่วมกัน การนำโซลูชั่นดิจิทัลมาสร้าง Digital Workspace จะช่วยสนับสนุนเวิร์คโฟลว์งานเอกสารทั้งในรูปแบบดิจิทัลและกระดาษให้คล่องตัวและรวดเร็วยิ่งขึ้น ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนลงได้ ก็จะทำให้พนักงานสามารถนำเวลาไปใช้ในงานคิดวิเคราะห์ได้มากขึ้น และส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่ทุกคนสามารถอัพเดทงานได้แบบเรียลไทม์เมื่ออยู่บนแพลตฟอร์มดิจิทัล
หลายองค์กรมองว่าความปลอดภัยของข้อมูล คือ ความท้าทายสำคัญของการทำงานรูปแบบนี้ จึงยังพึ่งพาการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ อยู่ ข้อมูลจาก ACIS Professional Center เผยว่าการเจาะช่องโหว่เพื่อขโมยข้อมูล (Data Breach) จะเป็นประเด็นความกังวลทางไซเบอร์อันดับต้น ๆ ที่ธุรกิจต้องให้ความสนใจในปี 2020 สาเหตุอาจเกิดได้จากการตั้งค่าบนระบบที่ไม่รัดกุมเพียงพอ รวมไปถึงความผิดพลาดอันเนื่องมาจากตัวบุคคลเอง ซึ่งองค์กรสามารถรับมือกับความกังวลนี้ได้โดยเพิ่มมาตรการควบคุมให้แน่นหนายิ่งขึ้น รวมทั้งสร้างความตระหนักด้านภัยคุกคามและความมั่นคงปลอดภัยให้บุคลากร Digital Workflow คือหนึ่งในกลไกการสื่อสาร ประสานงาน การแชร์ข้อมูลและเอกสารดิจิทัลตามลักษณะการทำงาน ปัจจุบันหลายหน่วยงานมีการปรับปรุงและพัฒนาโซลูชั่นต่าง ๆ ออกมารองรับ Digital Workflow พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยที่รัดกุม ช่วยเพิ่มความมั่นใจในความปลอดภัยของทุกเอกสารสำคัญ และขับเคลื่อนการทำงานเป็นทีมภายใต้สำนักงานดิจิทัลให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) ในฐานะผู้นำด้านซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารดิจิทัล ขอเสนอแนวทางพิจารณาเลือกใช้โซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารดิจิทัล เพื่อยกระดับการทำงานแบบ Digital Workspace ขององค์กรให้ราบรื่น โดยคำนึงถึงปัจจัยดังต่อไปนี้
- เข้าถึงและแบ่งปันไฟล์งานเอกสารดิจิทัลได้ทุกที่ ทุกเวลา (Share) โซลูชั่นเอกสารดิจิทัลควรช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและแบ่งปันไฟล์งานเพื่อใช้งานร่วมกันได้ตลอดเวลาบนพื้นที่ทำงานออนไลน์ ลดข้อจำกัดเรื่องสถานที่การทำงาน ไม่ว่าจะอยู่ภายนอกสำนักงานหรือระหว่างเดินทางก็สามารถส่งเอกสารเพื่อใช้งานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็วในทุกที่ ทุกเวลา รองรับการใช้งานผ่านแอปพลิเคชั่นบนสมาร์ทโฟนทั้งระบบ iOS และ Android รวมทั้งสามารถสร้าง URL สำหรับดาวน์โหลดไฟล์เอกสารหรือข้อมูลขนาดใหญ่โดยเฉพาะ ช่วยให้การส่งต่อเอกสารดิจิทัลระหว่างพนักงานในองค์กร ลูกค้า หรือซัพพลายเออร์รวดเร็วแบบเรียลไทม์พร้อมทั้งมีความปลอดภัยยิ่งขึ้น
- มีความสะดวก ปลอดภัยต่อการจัดเก็บ และค้นหาไฟล์งานดิจิทัลอย่างเป็นระเบียบบน Cloud (Store) สามารถจัดสรรพื้นที่ทำงานดิจิทัลได้อย่างเป็นระเบียบ สะดวก และปลอดภัยในการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการสร้างโฟลเดอร์และตั้งค่าจำกัดการเข้าถึงได้เฉพาะแผนกที่ใช้งาน การเลือกค้นหาไฟล์งานที่ง่ายขึ้น เพียงใช้การ search ลดปัญหาการจัดเก็บเอกสารกระดาษที่เสี่ยงต่อการสูญหายและต้องมีการบำรุงรักษาเพื่อป้องกันการเสียหายจากสภาพแวดล้อมต่าง ๆ โดยโซลูชั่นเอกสารดิจิทัลจะให้พื้นที่เก็บข้อมูลที่มีความจุสูงเพียงพอต่อการใช้งานภายในองค์กร และสามารถซื้อเพิ่มเติมได้ตามความต้องการในการใช้งานของแต่ละหน่วยงาน
- เชื่อมต่อการทำงานระหว่างเอกสารดิจิทัลกับเครื่องมัลติฟังก์ชั่นได้อย่างราบรื่น (Print) สามารถเชื่อมต่อการใช้งานโซลูชั่นเอกสารดิจิทัลเข้ากับโซลูชั่นของอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่น เพื่อสนับสนุนเวิร์คโฟลว์งานเอกสารของบริษัทให้เป็นไปอย่างราบรื่นและเกิดประโยชน์ได้มากที่สุด โซลูชั่นเอกสารดิจิทัลต้องรองรับการอัพโหลดเอกสารแฟกซ์หรือเอกสารที่สแกนเข้าสู่ซอฟต์แวร์ได้โดยอัตโนมัติ และสามารถพิมพ์หรืออัพโหลดเอกสารที่สแกนบนซอฟต์แวร์ได้ทันทีจากอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นที่เชื่อมต่อกัน รวมทั้งสามารถสั่งพิมพ์งานผ่านคลาวด์และส่งรหัสให้เพื่อนร่วมงานรับงานพิมพ์ที่เครื่องมัลติฟังก์ชั่นจากที่ไหนก็ได้ ไม่จำกัดแค่ในสำนักงาน มีประโยชน์ในช่วง Work From Home
- มีฟังก์ชั่นรักษาความปลอดภัยที่ปกป้องข้อมูลได้แบบ 360° (Security) การแชร์ข้อมูลทางธุรกิจนั้นจำเป็นต้องมีทั้งความปลอดภัยและความสะดวกรวดเร็ว ดังนั้นการปกป้องข้อมูลขององค์กรถือเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด โซลูชั่นการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลจึงต้องมีระบบจัดการความปลอดภัยของไฟล์งานให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งในและนอกองค์กรได้อย่างรัดกุม ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงงานเอกสาร การตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์เอกสาร หรือตั้งรหัสผ่านสำหรับรับงานพิมพ์ที่เครื่องมัลติฟังก์ชั่นให้กับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าที่อยู่คนละสถานที่ได้ เพิ่มความมั่นใจว่าเอกสารสำคัญจะได้รับการปกป้องข้อมูลยิ่งขึ้น
การบูรณาการระหว่างเทคโนโลยีบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลและโซลูชั่นของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นเข้าด้วยกันผ่านการสร้าง Digital Workspace จะช่วยส่งเสริมให้เวิร์คโฟล์วของงานเอกสารในองค์กรมีความราบรื่นยิ่งขึ้น รองรับรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ในอนาคต และลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลือง ช่วยคุมค่าใช้จ่าย และที่สำคัญสามารถประยุกต์ได้ในหลากหลายสถานการณ์ถือเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กรธุรกิจให้เดินเข้าสู่ยุค Digital Transformation ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
