TECH

รู้จัก 7 แอปพลิเคชันและเว็บ เพื่อการทำงานเป็นทีม

ไทยผ่านช่วงล็อคดาวน์ไปแล้วและคงไม่กลับไปอีก  และสิ่งที่การ “work from home” ฝากไว้ ก็คือความคุ้นเคยกับการใช้ซอฟต์แวร์ประชุมเช่น Zoom, Google Hangout, Microsoft Team, ฯลฯ

…แต่เมื่อกลับมาทำงานในออฟฟิศกันอีกครั้ง  การใช้แอพประชุมก็คงลดหรือเลิกกันไป

อย่างไรก็ตาม ยังมีแอพเพื่อการทำงานเป็นทีม (collaboration apps) อีกหลากหลาย ที่ใช้ได้ดีแม้ทุกคนจะนั่งอยู่ที่ออฟฟิศเดียวกันอยู่แล้ว

นั่นเพราะแอพประเภท “collaboration apps ” นี้ มีประโยชน์ทั้งการมอบหมายงาน เช็คความคืบหน้า ตามงานประสานทีม  รวมถึงการแก้เอกสารร่วมกันหลายๆคน … ฯลฯ

แอพเหล่านี้ มักมีระบบราคาคล้ายๆกัน คือถ้าใช้คนเดียว หรือไม่กี่คน ใช้ข้อมูลน้อยๆ ก็จะได้ใช้ฟรี  

แต่ถ้าข้อมูลมากขึ้นถึงระดับหนึ่ง หรือจำนวนสมาชิกทีมงานมากถึงขั้น ก็จะต้องจ่ายเพิ่มขึ้นเป็นระดับๆต่างกันไป

และแอพเกือบทั้งหมด จะมีเวอร์ชั่นที่เป็นเว็บด้วย  เพื่อที่จะได้เข้าถึงได้จากทั้งบนมือถือ และในคอมฯหรือโน๊ตบุ้ค  จากที่ไหนก็ได้ที่มีเน็ต เพื่อให้คนและทีมทำงานได้เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพขึ้น

…ว่าแล้วก็มารู้จักตัวอย่าง 7 แอพเพื่อการทำงานยุคนี้กัน (เรียงตามตัวอักษร)

ASANA

1. Asana

เน้นการใช้มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม  โดยแต่ละงาน (Task) นั้นใส่ได้ทั้งชื่องาน, กำหนดเสร็จ,  ไฟล์แนบ, งานย่อยๆ (Sub-task), และคอมเมนต์พูดคุยแลกเปลี่ยนข้อมูลความคิดเห็นเกี่ยวกับงานนั้นๆ

นอกจากดูเป็น Task ไปแล้ว ยังสามารถดู Inbox รวมของตัวเอง เพื่อดูความเปลี่ยนแปลงใน Task ที่เราไปข้องเกี่ยวด้วยทั้งหมดได้

Task ทั้งหลายยังสามารถถูกจัดหมวดหมู่เป็น Project ได้ และจัดเข้าWorkspace ซึ่งมีสมาชิกต่างกลุ่มกันได้อีกด้วย ซึ่งสมาชิกของ Workspace หนึ่ง จะมองไม่เห็นงานที่อยู่ในอีก Workspace หนึ่ง

อาซาน่า นี้ใช้ได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และมือถือ และยังใช้ผ่านเว็บได้ที่ asana.com โดยให้บริการฟรีสำหรับWorkspace ที่มีสมาชิกไม่เกิน 15 คน ถ้ามากกว่านั้นก็แพงขึ้นไปตามลำดับ

BOX

2. Box

Box  เป็นมากกว่าที่ฝากไฟล์ออนไลน์ เพราะยังเน้นเรื่องการแชร์ไฟล์ให้เพื่อนๆหรือทีมงานอย่างเป็นระบบจัดการสิทธิผู้เข้าถึงไฟล์ได้ และจัดการระบบเนื้อหาในเอกสาร หรือทำงานไฟล์สำหรับการทำงานร่วมกันได้

บ็อกซ์” นี้เข้าใช้ได้ทั้งผ่านเว็บ box.com  และแอพชื่อเดียวกันทั้งใน Android และ iOS

หลายๆ คนพบว่าการใช้ Box รับส่งไฟล์เอกสารและมัลติมีเดียทั้งหลายนั้น ช่วยให้งานง่ายและชัดเจนกว่าการส่งทางเมล์มาก  โดยเฉพาะถ้าทำงานกันเป็นทีม  และมีไฟล์หลากหลายชนิดที่ต้องใช้ร่วมกัน

Box มีทั้งแบบฟรีใช้ส่วนตัว ( Individual Plan ) และแบบเสียเงิน Personal Pro ส่วนตัวกับ Business Plan สำหรับองค์กร

นอกจากนี้ยังมีบริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ Box Sign สำหรับ Business Plan ใช้ส่งเอกสารออนไลน์เพื่อให้เซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที โดยจาก Box ไปหาใครก็ได้แม้คนนั้นจะไม่เคยสมัคร Box มาก่อน  

CHATTER

3. Chatter

แอพของบริษัท Salesforce ยักษ์ใหญ่ในวงการซอฟต์แวร์ CRM โดย แชทเตอร์ นี้ถูกสร้างมาเพื่อเป็นsocial network สำหรับองค์กร ไว้ให้พนักงานไปจนถึงผู้บริการได้สื่อสารกันเอง โดยอาจจะดึงคู่ค้าข้างนอกหรือลูกค้ามาร่วมก็ได้เช่นกัน

Chatter ออกแบบหน้าจอให้คล้าย Facebook เพื่อให้ผู้ใช้ไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้มาก

แต่จุดที่เหนือกว่าเฟสบุ้คคือจัดการไฟล์ต่างๆร่วมกันได้ ใช้เอกสารร่วมกันได้อย่างมีระบบ  และสามารถกำหนดขั้นตอนระเบียบการสื่อสารกันได้ เพื่อให้เข้ากับโครงสร้างองค์กร

Chatter มีทั้งแบบเว็บที่ salesforce.com/ap/products/chatter   และแบบแอพ  โดยทำงานเชื่อมต่อกับแอพเจ้าอื่นๆ เช่น Box, Google Drive, และ SharePoint ได้อีกด้วย

SHARE POINT

4. SharePoint

บริการจากไมโครซอฟต์ เน้นใช้เก็บและแชร์เอกสาร รูป และคลิป กับบรรดาเพื่อนร่วมงาน

แชร์พอยท์ นี้ เน้นการใช้งาน “version control” เอกสาร  คือสามารถดูได้ง่ายว่าใครเข้าไปแก้จุดไหนของเอกสารหรืองานนั้นๆบ้างและเมื่อไร  

จากนั้นถ้ามีอะไรผิดพลาด ก็สามารถ “roll back” เอกสารกลับไปสถานะก่อนนั้นขั้นต่างๆได้ หากว่ามีข้อผิดพลาดอะไรขึ้นมา

แชร์พอยท์เป็น “browser-based solution” คือเข้าใช้งานได้ผ่านเว็บ sharepoint.com   ไม่ว่าจะผ่านคอมฯหรือมือถือ  

ส่วนฝั่งเซิฟเวอร์นั้น องค์กรจะตั้ง SharePoint server เองก็ได้  หรือถ้าเป็นทีมเล็กๆ จะใช้พื้นที่ออนไลน์(cloud) ที่ Microsoft มีให้ก็ได้  หรือจะใช้ผสมผสานกัน (hybrid) ก็ได้

SLACK

5. Slack

เป็นทั้งโซเชียลภายในองค์กร เป็นทั้งห้องแชท เป็นทั้งกระดานข่าว ฯลฯ โดยจัดหมวดหมู่การสื่อสารออกเป็น 3 ประเภทหลักคือ …

– Channels ห้องแชทในประเด็นที่ตั้งไว้ เช่น #Accounting ไว้คุยเรื่องบัญชี

– Direct Messages รับส่งข้อความหลังไมค์ inbox ระหว่างคนในทีม

– Private Groups แชทกลุ่มที่อ่านได้เฉพาะสมาชิกในกลุ่มนั้น

ทั้งนี้ทุกการสนทนาใน Slack สามารถแนบไฟล์ได้แทบทุกรูปแบบ และทุกคนสามารถคอมเมนต์ไฟล์นั้นๆได้

Slack ใช้ได้กับทั้งมือถือ คอมฯ และอุปกรณ์หลากหลาย และมีงานวิจัยพบว่าทีมไหนที่ใช้ Slack ก็จะลดการใช้อีเมลลงถึงครึ่งหนึ่งเลยทีเดียว

สแล็ค ยังสามารถเชื่อมกับระบบภายนอกอย่าง Twitter และ Dropbox ได้ และเชื่อมต่อกับระบบใหม่ๆอย่างchatbot ต่างๆได้ด้วย

TRELLO

6. Trello

ใช้ได้ทั้งติดตามงาน และระดมไอเดียต่างๆ ให้ทุกคนช่วยกันเสนอ ไม่ว่าจะเป็นข้อความ รูป หรือลิงค์ต่างๆ

… แล้วทุกอย่างจากทุกคน  จะมาขึ้นกระดานเดียวกัน แบ่งเป็นแถวๆขั้นๆเป็นระเบียบขั้นตอนเข้าใจง่าย  และยังมีระบบแบ่งสิทธิได้ว่าใครมีสิทธิเห็นอะไรบ้าง  

เทรลโล่ ใช้ฟรีได้ทั้งผ่านเว็บ trello.com  หรือแอพ Trello  และมีฟีเจอร์ขั้นสูงอีกหลายอย่างถ้าจ่ายเงินเพิ่ม

WORKFRONT

7. WorkFront

Workfront เน้นการจัดลำดับงานภายในทีม หรือที่เรียกว่า “workflows” โดยมีทั้งระบบพูดคุยสื่อสาร ระบบมอบหมายงาน ระบบจัดลำดับงาน และระบบบริหารเวลา

ประโยชน์เด่นคือติดตามผลการทำงานของแต่ละคน แต่ละทีม รวมถึงความคืบหน้าแต่ละโปรเจ็ค  

Workfront เหมาะกับองค์กรหรือทีมที่เน้นการจัดลำดับความสำคัญในการมอบหมายงานต่างๆ และเน้นการอัปเดตแบบรีลไทม์ให้เห็นว่าโครงการดำเนินไปอย่างไร ทั้งในด้านความคืบหน้า ทรัพยากร และ KPI  ต่างๆ

เวิร์คฟรอนต์” มีทั้งที่เป็นแอพ  หรือจะเข้าใช้ผ่านเว็บ workfront.com ก็ได้  และสามารถเชื่อมโยงกับ Box, Dropbox, และ Google Drive ได้ด้วย

ทั้งนี้บริษัทซอฟต์แวร์กราฟฟิกยักษ์ใหญ่ Adobe  ได้ซื้อกิจการ Workforce มาแล้วตั้งแต่ปี 2020 ที่ผ่านมา

สรุป

7 แอพนี้เป็นเพียงตัวอย่างส่วนน้อย เพราะยังมีแอพแนว “collaboration” อีกมากมาย ซุ่งถ้าผู้อ่าน The Reporters จะแนะนำเพิ่มเติมเราก็ยินดี

อย่างไรก็ตาม  ถึงแม้จะมีแอพแนวนี้มากมาย  แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราควรใช้มากแอพเกินไปในทีมเดียว  

เพราะนอกจากอาจจะเปลืองค่าบริการแล้ว ยังเคยมีผลวิจัยพบว่าถ้าใช้แอพหลายตัวเกินไป กลับทำให้ทำงานช้าลงด้วย

ทางออกคือเลือกแต่แอพที่จำเป็นและช่วยให้ผลลัพธ์งานดีขึ้นจริงๆ   และพยายามเลือกแอพที่ตรงกับความต้องการของทีมจริงๆ  จะได้ไม่ต้องเปิดกันหลายแอพ สลับไปมาให้ปวดหัวและเสียเวลางานกัน

แหล่งข้อมูลและภาพ

 biz30.timedoctor.com/online-collaboration-tools

techradar.com/best/best-online-collaboration-tools

 technologyadvice.com/blog/information-technology/asana-smartsheet-trello-workfront-which-project-management-software-is-the-best-for-you

Related Posts

Send this to a friend